Дебетовые карты в учреждениях госсектора

В последнее время учреждения госсектора все чаще уходят от операций с наличными денежными средствами и пользуются расчетными (дебетовыми) картами. Особенно заметен этот переход был в последние пару лет, и сейчас уже мало кто работает с кассой.

Чем дебетовые карты удобнее для учреждений госсектора? Какие операции можно совершать с их помощью? На эти и другие вопросы мы ответим в новой статье.

В чем преимущества дебетовых карт?

Минфин РФ изложил преимущества использования безналичных расчетов в письме от 5 декабря 2012 №14-03-03/728.

По мнению ведомства, этот подход повышает эффективность платежных процессов, помогает автоматизировать сверку расчетов и эффективнее контролировать поступление (зачисление) средств и их использование. Кроме того, безналичные расчеты обеспечивают повышенную безопасность операций с денежными средствами.

В письме отмечается, что Минфин РФ рекомендует применять дебетовые карты в учреждениях госсектора не только в рамках зарплатных проектов, но и при расчетах с подотчетными лицами.

К преимуществам дебетовых карт также относятся:

  • минимальные затраты учреждения на получение, доставку и хранение наличных денежных средств;
  • отсутствие необходимости оформлять выдачу наличных денег под отчет, формировать кассовые документы, принимать остатки подотчетных сумм и выдавать перерасходы;
  • возможность для сотрудников учреждения использовать карту как для получения наличных денег, так и для осуществления безналичных расчетов для оплаты товаров, работ (услуг) в соответствии с условиями предоставления карты;
  • отсутствие временных ограничений при использовании карты: наличные денежные средства сотрудник может получить в любое время используя сеть банкоматов, либо произвести оплату товаров, работ (услуг) в безналичной форме;
  • отсутствие ограничения размеров расчетов, как в случае расчетов с наличными, установленными Указанием Банка России 07.10.2013 № 3073-У. Но следует помнить о том, что банком, либо казначейскими органами может вводиться ежедневный лимит расходования средств. Ограничения вводимые казначейским органами не распространяются на операции, связанные с получением и взносом наличных денег.

Как учреждению госсектора получить дебетовую карту?

Порядок получения дебетовых карт можно найти в Правилах, установленных приказом Казначейства России от 30 июня 2014 года №10н. Рассмотрим основные моменты.

Чтобы получить дебетовую карту, нужно подать заявление (форма 0531247) в орган Федерального казначейства (ОФК), который в свою очередь формирует реестр на выпуск карт и направляет его в кредитную организацию для изготовления карт.

Затем учреждение получает от кредитной организации перечень документов, необходимых для изготовления карт, порядке и сроках их представления. Когда карты готовы, кредитная организация уведомляет об этом учреждение и выдает карты уполномоченным сотрудникам учреждения.

Какие операции совершаются при помощи дебетовых карт?

Обращение банковских карт в РФ регулируется Положением от 24 декабря 2004 года №266-П, утвержденным Банком России. Так, в учреждениях госсектора расчетные (дебетовые) карты можно использовать в следующих целях:

  • получать наличные  и производить расчеты, связанные с деятельностью учреждения (хозяйственные расходы, расходы на приобретение канцелярских товаров, прочие расходы);
  • оплачивать командировочные и представительские расходы;
  • осуществлять другие операции, на которые не установлен запрет либо ограничение на их осуществление законодательством Российской Федерации, а также  нормативными актами Банка России.

Эти операции можно совершать как в российской валюте на территории РФ, так и в иностранной валюте за пределами страны.

Дебетовые карты и подотчетные лица

В расчетах с подотчетными лицами существует два подхода. Либо дебетовую карту получает один ответственный сотрудник (например, руководитель, бухгалтер или кассир), либо их также выдают всем подотчетным лицам.

При осуществлении учреждениями государственного сектора расчетов с подотчетными лицами при использовании банковских (дебетовых) карт следует руководствоваться правилами Инструкции №157н и письмом Минфина России от 6 декабря 2016 года №02-07-10/72408.

Порядок выдачи средств подотчетному лицу на дебетовую карту, практически не отличается от выдачи средств через кассу учреждения. Сотрудник также обязан написать заявление на выдачу аванса, с указанием необходимой суммы и срока на который он выдается. Нельзя выдать аванс сотруднику, с просроченной задолженностью по предыдущему авансу.

Денежные средства, подотчетный сотрудник может получить через банкомат или другие пункты выдачи наличных средств. При этом, документом подтверждающим получение денег будет служить кассовый чек из банкомата, либо выданный оператором-кассиром. Этот чек сотрудник прикладывает к авансовому отчету вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы.

Для соблюдения сроков представления авансовых отчетов следует руководствоваться пунктом 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Стоит отметить, что использование дебетовой карты при расчетах с подотчетными лицами нужно закрепить в учетной политике учреждения. Руководитель должен утвердить перечень лиц, уполномоченных совершать соответствующие расчеты, а также порядок хранения, выдачи и возврата карт.

Напомним, что темы банковских карт в учреждениях госсектора мы уже касались в статье «Как сдать полученную в кассу выручку с применением карты?» Если у вас возникли вопросы об использовании дебетовых карт, вы можете задать их в комментариях к этой статье или нашему бухгалтеру-консультанту по бесплатному номеру 8-800-250-8837.

Не забудьте подписаться на нашу еженедельную рассылку, чтобы не пропустить новые полезные публикации.

Share on VKShare on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on Google+0
comments powered by HyperComments