Служебная связь: учитываем мобильные телефоны и sim-карты, выданные сотрудникам в пользование

Практика показывает, что одним из способов организации расходов на сотовую связь является именно обеспечение сотрудников учреждения служебными телефонами либо sim-картами. Для этого в учреждении издается локальный нормативный акт, регламентирующий порядок пользования услугами сотовой связи или такой порядок утверждается на уровне конкретного публично-правового образования (смотрите, например, Распоряжение администрации муниципального образования г. Нижневартовска от 01.04.2016 № 434-р "О Порядке пользования услугами сотовой связи в администрации города").

А как правильно отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете приобретение для последующей передачи в служебных целях мобильных телефонов и sim-карт? На особенностях организации учета в такой ситуации остановимся в данной статье.

Разбираемся в понятиях

Правила оказания услуг телефонной связи утверждены постановлением  Правительства РФ от 09.12.2014 № 1342. Исходя из определений, данных в п. 2 названных правил, сотовый (мобильный) телефон является пользовательским оборудованием, подключаемым к телефонной сети. А sim-карта — это устанавливаемый в телефон электронный носитель информации, с помощью которого абонент получает доступ к телефонной сети, то есть приобретает услугу связи.

Таким образом, мобильный телефон является активом и подлежит учету в составе основных средств. В его отношении выполняются критерии отнесения к основным средствам, установленные с 01.01.2018 п. 7 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Основные средства", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н (далее — СГС "Основные средства"), п. 36 Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы…", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее — СГС "Концептуальные основы") (смотрите также Методические указания, доведенные письмом Минфина России от 30.11.2017 № 02-07-07/7925).

В свою очередь, sim-карта не является активом, а лишь служит получению услуги связи по соответствующему договору. Поэтому ее балансовый учет не осуществляется. По смыслу использования sim-карта схожа с иными носителями информации, позволяющими получать услуги. Например, с топливной или парковочной картами. Специалисты Минфина России в своих разъяснениях указывали на забалансовый учет таких носителей (смотрите, например, письмо Минфина России от 12.10.2012 № 02-06-10/4243).

Выбираем счет учета для мобильных телефонов

В настоящее время все учреждения государственного сектора при ведении учета руководствуются положениями следующих нормативных-правовых актов:

В части бухгалтерских записей - положениями:

Учреждения госсектора учитывают объекты основных средств на соответствующем аналитическом счете счета 101 00 "Основные средства" вне зависимости от цели, для которой они поступили в учреждение (п. п. 4, 5 Инструкции № 162н, п. п. 7, 8 Инструкции № 174н, п. п. 7, 8 Инструкции № 183н). Основные средства, поступившие в учреждение в 2018 году, первоначальной стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, списывается с балансового учета и отражаются на забалансовом счете 21* (пп. б п. 39 СГС "Основные средства").

Если в учреждении принимается решение о передаче принятого к учету мобильного телефона сотруднику в личное пользование для выполнения им служебных (должностных) обязанностей, в целях обеспечения контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением он отражается на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" по его балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н). А в балансовом учете отражается внутреннее перемещение между материально-ответственными лицами в отношении имущества стоимостью более 10 000 рублей (п. 7 Инструкции № 162н, п. 9 Инструкции № 174н, п. 9 Инструкции № 183н).
Для мобильного телефона стоимостью до 10 000 рублей, отраженного за балансом, передача в личное пользование отражается путем уменьшения забалансового счета 21 (п. 373 Инструкции № 157н).
______________________
* В Инструкцию № 157н пока не внесены изменения в части наименования и описания забалансового счета 21 в соответствии с положениями п. 39 СГС "Основные средства".

Выбираем счет учета для sim-карт

Положения названных выше нормативных правовых актов не определяют однозначного счета учета для sim-карт, выданных в пользование сотрудникам учреждения. Значит, порядок их учета нужно разработать и закрепить в учетной политике учреждения (п. 19 СГС "Концептуальные основы", п. 6 Инструкции № 157н).

Исходя из специфики использования sim-карт в качестве носителей информации, схожей с топливными и заправочными картами, в учреждении может быть принято решение об их учете на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" или на дополнительно веденном забалансовом счете (п. 332 Инструкции № 157н, письмо Минфина России от 12.10.2012 № 02-06-10/4243).

Порядок учета на дополнительно введенном забалансовом счете нужно разработать и закрепить в учетной политике учреждения. А для возможности учета sim-карт на забалансовом счете 03 их необходимо внести в перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливаемый учреждением в рамках формирования его учетной политики (п. 337 Инструкции № 157н).

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за хранение и (или) выдачу объектов лиц, мест хранения в условной оценке: 1 объект, 1 рубль или по стоимости их приобретения - в случаях, установленных ученой политикой учреждения (п. 337 Инструкции № 157н).

В то же время sim-карты так же, как и мобильные телефоны передаются в личное пользование сотрудникам учреждения. Однако учесть их по балансовой стоимости на забалансовом счете 27 не представляется возможным. Это объясняется тем, что балансовой стоимостью признается стоимость, по которой имущество учитывается в балансовом учете. А sim-карты на балансовых счетах не учитываются.

Таким образом, нормативные правовые акты в области бухгалтерского (бюджетного) учета не содержат конкретного счета для учета sim-карт. А разъяснения Минфина России по данному вопросу отсутствуют. Поэтому вариант учета sim-карт должен быть определен самим учреждением и закреплен в его учетной политике. Это может быть забалансовый счет 03 или дополнительно введенный забалансовый счет.

Примеры отражения в учете

В бюджетном учреждении передается мобильный телефон, приобретенный в 2018 году, в личное пользование сотруднику. Стоимость телефона — 12 000 рублей. Телефон учитывается на счете 101 34.

  • Дебет Х 101 34 310 (Сотрудник, принимающий телефон в пользование) Кредит Х 101 34 310 (Материально ответственное лицо) — в балансовом учете отражено внутреннее перемещение мобильного телефона
  • Одновременно отражается увеличение забалансового счета 27 — в забалансовом учете отражена передача мобильного телефона в личное пользование.

В автономном учреждении передается мобильный телефон, приобретенный в 2018 году, в личное пользование сотруднику. Стоимость телефона — 3 200 рублей. Телефон учитывается на забалансовом счете 21.

  • Уменьшение забалансового счета 21 (Материально ответственное лицо) — отражено выбытие мобильного телефона
  • Одновременно отражается увеличение забалансового счета 27 (Сотрудник, принимающий телефон в пользование) — отражено принятие телефона в пользование.

В казенном учреждении заключается договор на оказание услуг связи, согласно условиям которого учреждение получает sim-карту для передачи в личное пользование сотруднику. Согласно положениям учетной политики учет sim-карт осуществляется на забалансовом счете 03.

  • Увеличение забалансового счета 03 (Сотрудник, принимающий телефон в пользование) — отражено поступление в учреждение sim-карты.

Если у вас возникли вопросы по данной теме, можете задать их нашему эксперту по бесплатному номеру 8-800-250-8837. Ознакомиться со списком наших услуг можно на сайте Учётвбгу.рф. Также вы можете подписаться на обновления нашего блога, чтобы первыми узнавать о новых полезных публикациях.