Учет личных вещей в бюджетных учреждениях

учет личных вещей

Довольно часто в учреждениях государственного сектора бывает, что сотрудники приносят на работу личные вещи: электрические чайники, микроволновые печи, компьютерную технику, стулья, кресла и прочее. Такое имущество постоянно находится на территории учреждения, поэтому возникает резонный вопрос: учитывать ли его в бухгалтерском учете? И если учитывать, то как? Сформулированного на законодательном уровне порядка бухгалтерского учета личного имущества сотрудников в настоящее время нет. Поэтому его необходимо разработать учреждению самостоятельно, а мы подскажем возможные варианты учета такого имущества.

Нужно ли вообще вести бухгалтерский учет личных вещей сотрудников?

Сразу оговоримся, что в статье будет идти речь о том личном имуществе сотрудников, которое постоянно находится на территории учреждения: мебели, бытовой технике и прочем. А, например, личный автомобиль, используемый сотрудником учреждения для служебных поездок, который в неиспользуемое в рабочих целях время не находится в учреждении, к такой категории не относится.

Итак, учитывать или нет? Чтобы ответить на данный вопрос, приведем Решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В нем описана ситуация, в которой орган финансового контроля наложил штраф на руководителя учреждения в части нецелевого использования средств субсидии на выполнение задания учредителя. За счет данных средств была установлена бухгалтерская программа на личный ноутбук главного бухгалтера. Суд в описанной ситуации встал на сторону контролирующего органа.

Принимая во внимание изложенное, можно сделать вывод, что учитывать личное имущество, постоянно находящееся на территории учреждения, все же нужно, чтобы избежать разногласий с проверяющими. Особенно это касается личного имущества, в отношении которого учреждением осуществляются денежные затраты, например, бытовые приборы, потребляющие электричество.

Как выбрать вариант учета?

Особенно остро вопрос учета личного имущества встал у бухгалтеров после введения в действие Федерального стандарта "Аренда"*(1). Хотя решение об учете подобного имущества должно было быть урегулировано с руководителем учреждения и должным образом документально оформлено еще со времени начала его использования на территории учреждения.

С введением Федерального стандарта "Аренда" появились вопросы у тех бухгалтеров, которые учитывали личное имущество сотрудников на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование": нужно ли его классифицировать как объект аренды и поднимать на баланс? Чтобы выбрать вариант учета личного имущества сотрудников, постоянно находящегося на территории учреждения, и в том числе, нужно ли применять к нему положения Федерального стандарта "Аренда", необходимо определить, на каком праве пользования находится данное имущество в учреждении.

Практика показывает, что фактически личное имущество может:

  • использоваться в уставных целях любыми сотрудниками, посетителями, пациентами и т. д. (например, стулья, тумбочки, принесенные сотрудниками из дома);
  • использоваться при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником (например, собственный личный компьютер, инструмент);
  • использоваться для личных целей сотрудников, не связанных с уставной деятельностью учреждения (например, бытовая техника).

Исходя из порядка использования имущества в учреждении, необходимо принять решение о соответствующем праве, должным образом документально оформить хозяйственную ситуацию и учитывать.

Варианты учета личного имущества

Итак, вариант 1: имущество используется в уставных целях. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен Федеральный стандарт "Аренда" (п. 2 Федерального стандарта "Аренда").

То есть на основании заключенных договоров аренды или безвозмездного пользования в бухгалтерском учете отражается объект операционной или финансовой (неоперационной) аренды. Учитываются такие объекты на соответствующих аналитических счетах счетов 111 40 "Права пользования активами" (при операционной аренде) или 101 00 "Основные средства" (при финансовой аренде) (п. п. 18.1, 20 Федерального стандарта "Аренда", п. 151.2 Инструкции № 157н*(2)).

Вариант 2: личное имущество используется при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником. Как правило, такие отношения квалифицируют в рамках ст. 188 ТК РФ. То есть с сотрудником заключается соглашение об использовании личного имущества в служебных целях и ему выплачивается соответствующая компенсация.

В бухгалтерском учете такое имущество не подлежит отражению на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 Федерального стандарта "Основные средства"*(3)). Однако из данного определения не следует, что такое имущество может учитываться на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении" согласно п. 335 Инструкции № 157н. Учитывая, что оно все же используется в деятельности учреждения, предлагаем забалансовый счет 01 "Имущество, полученное в пользование" или дополнительно введенный забалансовый счет (п. п. 332, 333 Инструкции № 157н).

И последний вариант: имущество используется для личных целей сотрудников, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Сразу отметим, что такого варианта в учреждениях государственного сектора быть не должно. В то же время, если такая ситуация сложилась, целесообразно заключить с сотрудником договор хранения (глава 47 ГК РФ). Почему? Потому что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает. Соответственно, оно может учитываться на забалансовом счете 02 "Материальные ценности на хранении" по прямой норме п. 335 Инструкции № 157н.

__________________________
*(1) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Аренда", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н.
*(2) Инструкция, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
*(3) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Основные средства", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н.

Если у вас возникли вопросы по данной теме, обсудите их с нашим экспертом по бесплатному номеру 8-800-250-8837. Ознакомиться со списком наших услуг можно на сайте Учётвбгу.рф. Также вы можете подписаться на обновления нашего блога, чтобы первыми узнавать о новых полезных публикациях.